Toplantı Odası Düzeni, yerel fiziksel mesafe kurallarına göre planlanmalıdır. (en az 1 metre mesafe)

Oturma planı yerel fiziksel mesafe kurallarına göre planlanmalıdır. (Katılımcıların arasında en az 1 metre mesafe olmalıdır)

Catering ekibinin fiziksel mesafe kurallarına uyması ve ek hijyen önlemleri almaları sağlanmalıdır. Yiyecek ve içecek servisinin, garsonlar tarafından her katılımcıya ayrı porsiyonlar şeklinde servis edilmesi önerilir.

Kayıt alanında paneller kullanılarak temas minimum düzeye indirilmelidir. (Online kayıt işlemi ve yaka kartlarını önceden bastırarak katılma teşvik edilmelidir)

Giriş ve çıkış alanları ile sıra bekleme bölümleri gibi yoğunluk yaşanabilecek yerler izlenmeli, giriş ve çıkış kapıları ayrı olmalıdır. Bu alanlarda kontrol noktaları bulunmalıdır. Tüm katılımcıların ve ekibin sosyal mesafe kurallarına uyması sağlanmalıdır. Gerekli durumda güvenlik bantları veya zemin etiketleri kullanılmalıdır.

Kalabalık azaltılmalı ve yoğunluk yönetilmelidir. Tek yön sistemi uygulanmalı ve ülkenizde geçerli sosyal mesafe kurallarına (en az 1 metre mesafe) uyulmalıdır. Sosyal mesafe konusunda bilgilendirici işaretler yerleştirilmelidir.

Hem çalışanlar hem de katılımcılar için alkol bazlı el dezenfektanı etkinlik alanında daima temin edilmelidir. Ellerin dezenfekte edilmesi gerektiğini hatırlatan posterler asılmalıdır.

Hastalığı önleme ve kontrol altına alma önlemleriyle ilgili işaretler bulundurulmalıdır. (el sıkışma, elleri yıkama vb.)

Ateş ölçümü yerel düzenlemelere uygun olarak, etkinlik alanına giriş anında kapıda yapılmalıdır.

Camlar ve kapılar mümkün olduğunca sık açılarak etkinlik alanı havalandırılmalıdır.

Ortamdaki hava döngüsü iyileştirilerek hava kalitesi artırılmalıdır. Mümkün olan durumlarda içeriye temiz hava alınarak ortamdaki hava yenilenmelidir.

Toplantı odalarının temizlik ve dezenfeksiyon sıklığı artırılmalıdır. Toplantı odaları her etkinlikten sonra dezenfekte edilmelidir. Yapılan her müdahale için kayıt tutulmalıdır.

Kahve makineleri düzenli olarak temizlenmeli ve kahve servisi, mümkün olan durumlarda personel tarafından yapılmalıdır.

Self-servis alanlar da dahil olmak üzere sıklıkla temas edilen yüzeylerin sayısı azaltılmalıdır. Yiyecek ve içecek servisinin, garsonlar tarafından her katılımcıya ayrı porsiyonlar şeklinde servis edilmesi önerilir.

Tesis tarafından temin edilmeyen yiyeceklerle ilgili gıda protokolleri ve kurallar uygulanmalıdır.

Kahve molası ve öğle yemeği gibi aralarda, önceden paketlenmiş yiyecekler servis edilmelidir.

Alternatif sunmak amacıyla ayrı su şişeleri bulundurulmalıdır.

Kullanıcılara tekrar doldurulabilir su şişelerini getirmeleri önerilen, içme suyunun güvenli olduğu yerlerde alkolsüz içeceklere yönelik protokol ve kurallar düzenlenmelidir.

Müşterilere güven duygusu aşılanmalıdır.

Etkinlik sırasında müşterilerin taleplerine yardımcı olması için etkinlik kapsamında iletişime geçilecek bir çalışan atanmalıdır.

Tüm katılımcılar, ellerin düzenli olarak yıkanması veya alkol bazlı el dezenfektanı kullanımı konusunda teşvik edilmelidir.

Katılımcılar, öksürüklerini veya hapşırıklarını dirsekleriyle ya da mendille örtmeleri konusunda teşvik edilmelidir. Mendiller ve bu mendillerin atılacağı kapalı çöp kutuları bulundurulmalıdır.

Kendini iyi hissetmeyen veya hastalık belirtisi gösteren katılımcıların güvenle izole edilebileceği bir oda ya da alan belirlenmelidir.

Bir katılımcının, personelin veya hizmet sağlayıcının COVID-19 testinin pozitif çıkması durumunda yapılması gerekenler öğrenilmelidir. Böyle bir durumda diğer katılımcılar ve personel derhal bilgilendirilmeli ve sağlık durumları kontrol edilmelidir. Etkinlik alanı dezenfekte edilmelidir.

Böyle bir durumda enfekte kişinin toplantı alanından sağlık kuruluşuna nasıl transfer edileceğiyle ilgili plan hazırlanmış olmalıdır.

Söz konusu plan, sağlık hizmeti sağlayacak iş ortağı veya sağlık birimi tarafından onaylanmalıdır.